I. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính-Tổng hợp
a) Công tác tổ chức - cán bộ
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác soạn thảo kế hoạch, quy hoạch, chiến lược phát triển của đơn vị; xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy, nhân sự; đề án vị trí việc làm, đề án tinh giản biên chế và tổ chức triển khai theo phê duyệt của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác quy hoạch, tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt, luân chuyển, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp;
- Theo dõi, cập nhật, lưu giữ và quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định của pháp luật và quy định của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác đào tạo, bồi dưỡng; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; giải quyết chế độ, chính sách cho viên chức và người lao động của đơn vị theo phân cấp của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện trong công tác xây dựng các quy chế, quy định của Viện Xã hội học về đánh giá, xếp loại viên chức và người lao động, thi đua, khen thưởng…
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng, góp ý các văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam về công tác tổ chức, cán bộ.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác tổ chức – cán bộ của Viện theo định kỳ và đột xuất.
b) Công tác hành chính-văn thư-cơ sở vật chất
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức triển khai các nhiệm vụ công tác; tham gia xây dựng các văn bản quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác tổng hợp báo cáo; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, các kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.
- Quản lý con dấu, quản lý hồ sơ, tài liệu, văn bản đến, văn bản đi theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong công tác mua sắm, quản lý tài sản, quản lý xe ô tô, hỗ trợ kỹ thuật và công nghệ thông tin, sửa chữa, chống xuống cấp trụ sở theo quy định của pháp luật và quy định của Viện Hàn lâm; tổ chức, theo dỡi, đôn đốc việc thực hiện; đảm bảo an ninh, trật tự, dân quân, tự vệ và an toàn phòng cháy, chữa cháy của đơn vị.
- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tạp vụ, vệ sinh; tham gia tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo…theo sự phân công của Lãnh đạo đơn vị.
c) Công tác tài chính - kế toán
Tổ chức thực hiện công tác tài chính - kế toán tại đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm, cụ thể:
- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về tình hình quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí tại đơn vị.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản đảm bảo tuân thủ theo đúng chính sách, chế độ, định mức chi hiện hành.
- Thực hiện lập đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán…theo quy định.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán đúng quy định của pháp luật.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách nhà nước hàng năm và kế hoạch tài chính ngân sách nhà nước 03 năm của đơn vị.
- Tham mưu xây dựng các quy chế, quy định liên quan đến công tác tài chính - kế toán, đồng thời đề xuất các giải pháp giúp Lãnh đạo Viện quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí theo đúng quy định hiện hành.
- Thực hiện các nghiệp vụ khác về công tác tài chính, kế toán phát sinh.
d) Công tác quản lý khoa học
- Phối hợp với các phòng chuyên môn tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện xây dựng chương trình, kế hoạch dài hạn, 3 năm và hàng năm về hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện (bao gồm các nhiệm vụ khoa học cấp Bộ, cấp cơ sở và hoạt động khoa học chung); tổ chức thực hiện và quản lý thống nhất các hoạt động khoa học của đơn vị.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện chuẩn bị hồ sơ và tổ chức xét duyệt đề xuất, thuyết minh nhiệm vụ khoa học cấp cơ sở và cấp Bộ theo sự phân cấp của Viện Hàn lâm.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận liên quan rà soát, thẩm định nội dung, tài chính, chuẩn bị hồ sơ ký hợp đồng thực hiện nhiệm vụ khoa học các cấp và hoạt động khoa học chung hàng năm của đơn vị.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện quản lý tiến độ, kiểm tra định kỳ, nghiệm thu, thanh lý hợp đồng nhiệm vụ khoa học các cấp và hoạt động khoa học chung theo quy định và phân cấp quản lý.
- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ và cập nhật cơ sở dữ liệu hoạt động khoa học của Viện trên phần mềm Quản lý hoạt động khoa học.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện xây dựng các báo cáo định kỳ và đột xuất trong hoạt động nghiên cứu khoa học; cung cấp thông tin, số liệu về hoạt động khoa học của đơn vị theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.
- Hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn viên chức của Viện thực hiện hoạt động khoa học theo đúng Quy chế Quản lý hoạt động khoa học và các quy định có liên quan của Viện Hàn lâm.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, cá nhân có liên quan tổ chức các diễn đàn, hội thảo, tọa đàm khoa học theo phân công của Lãnh đạo Viện.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng, góp ý các văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam về công tác quản lý khoa học.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện xây dựng các quy định của Viện Xã hội học liên quan đến công tác quản lý khoa học.
đ) Công tác thông tin - thư viện
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ và phổ biến các ấn phẩm nghiên cứu cơ bản và thực nghiệm thuộc lĩnh vực xã hội học và các lĩnh vực nghiên cứu khác thuộc các chuyên ngành khoa học xã hội ở Việt Nam và trên thế giới, đặc biệt là những vấn đề lý thuyết, phương pháp và cách tiếp cận nghiên cứu phát triển của Xã hội học ở trong và ngoài nước.
- Tiến hành các hoạt động nghiệp vụ thông tin - thư viện đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của bạn đọc một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác.
- Xây dựng hệ thống thư mục tài liệu hoàn chỉnh về xã hội học và một số lĩnh vực liên ngành có liên quan, đáp ứng nhu cầu truy cập và khai thác thông tin phục vụ công tác nghiên cứu và đào tạo của Viện và nhu cầu của bạn đọc.
- Xây dựng và bảo quản tốt hệ thống tư liệu trên giấy, ảnh, băng ghi âm, băng hình, phim tư liệu, tài liệu điện tử của ngành xã hội học.
- Xây dựng hệ thống mục lục tra cứu theo phương pháp truyền thống và hiện đại đáp ứng nhu cầu tìm hiểu thông tin của bạn đọc.
- Giới thiệu tóm tắt chủ đề các ấn phẩm nghiên cứu như sách, tài liệu, các báo cáo khoa học thông qua hệ thống thư mục của Phòng.
- Tham gia các hoạt động nghiên cứu và đào tạo về xã hội học và nghiệp vụ công tác thông tin - thư viện; tổng quan tài liệu về các chủ đề nghiên cứu theo đơn đặt hàng của các cá nhân, nhóm, tập thể nghiên cứu thuộc các Phòng nghiên cứu của Viện và các đơn vị ngoài Viện Xã hội học.
- Ứng dụng công nghệ thông tin và công nghệ số vào hoạt động quản lý kho tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo, thường xuyên cập nhật các nguồn tài liệu và cơ sở dữ liệu.
- Tổ chức trưng bày các ấn phẩm và tài liệu nghiên cứu khi cần thiết để giới thiệu với độc giả những ấn phẩm nghiên cứu mới nhằm giúp người đọc đi sâu nghiên cứu và khai thác thông tin.
- Trao đổi thông tin về ấn phẩm nghiên cứu của Viện với các cơ sở, các Trung tâm thông tin, tư liệu, thư viện thuộc Viện Hàn lâm và các thư viện khác ở trong và ngoài nước nhằm làm phong phú thêm nguồn tài liệu của Viện.
- Quản lý, lưu giữ sách, báo, tạp chí, tư liệu, các báo cáo nghiên cứu theo nội quy Thư viện.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng, góp ý các văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam về công tác thông tin, thư viện.
e) Công tác hợp tác quốc tế
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm của đơn vị.
- Phối hợp, hướng dẫn và thực hiện các thủ tục phục vụ hoạt động đoàn ra, đoàn vào theo quy định của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong việc chuẩn bị hồ sơ ký kết thỏa thuận hợp tác quốc tế trình Lãnh đạo Viện Hàn lâm phê duyệt.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, cá nhân có liên quan tổ chức các sự kiện (hội nghị, hội thảo, tọa đàm) quốc tế theo phân công của Lãnh đạo Viện.
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện trong việc kết nối với các cơ quan, tổ chức nghiên cứu quốc tế, mở rộng mạng lưới cộng tác với các cơ quan và tổ chức quốc tế.
- Hỗ trợ các hoạt động khác liên quan đến hợp tác quốc tế của Viện.
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về công tác hợp tác quốc tế của đơn vị theo định kỳ và đột xuất.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng, góp ý các văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về công tác hợp tác quốc tế.
f) Quản lý về lao động, tài sản của Phòng theo quy định của Nhà nước, của Viện Hàn lâm và của Viện Xã hội học.
g) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.
II. Đội ngũ cán bộ