Phòng Tổ chức - Hành chính

13/03/2017

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH

Phòng Tổ chức – Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Viện trưởng trong quản lý và tổ chức thực hiện công tác tổ chức - cán bộ, công tác tài chính - kế toán, công tác hành chính – văn thư theo đúng các quy định hiện hành. Cụ thể trên từng mảng nghiệp vụ sau:

 

1. Về Công tác Hành chính - Văn thư:

1.1. Công tác hành chính

Là đầu mối xây dựng kế hoạch công tác, nội quy, quy chế của Viện; hướng dẫn, tổ chức kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về kỉ luật lao động, kỉ cương hành chính, văn hóa công sở… của công chức, viên chức và người lao động trong Viện.

1.2. Công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý công văn, tài liệu gửi đến và đi, lưu trữ theo quy định; Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của Viện trước khi ban hành; là đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của cơ quan;

- Quản lý và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước; thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Viện ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Viện và chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước;

- Trưởng phòng Phòng Tổ chức - Hành chính được thừa lệnh Viện trưởng ký một số loại giấy tờ theo quy định phân công.

1.3. Công tác kế hoạch - tổng hợp

- Tổng hợp xây dựng chương trình công tác của Viện. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của lãnh đạo Viện với các đơn vị, với công chức, viên chức và người lao động trong và ngoài Viện Xã hội học; đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Viện;

- Xây dựng báo cáo công tác định kỳ (tháng, quý…); tổng hợp báo cáo của các Phòng/Trung tâm trong Viện về kết quả hoạt động, đề xuất, kiến nghị và giải pháp thực hiện. Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.

1.4. Công tác lễ tân, phục vụ

Thực hiện công tác lễ tân; quản lý phòng họp; in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu… phục vụ cho các hoạt động của Viện Xã hội học.

1.5. Công tác quản trị - cơ sở vật chất

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất (phòng làm việc, trang thiết bị, xe ô tô…) của Viện Xã hội học;

- Xây dựng và trình Viện trưởng xem xét kế hoạch ngân sách hàng năm cho công tác xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa và tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị; quản lí, giám sát thi công các công trình xây dựng cơ bản; tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa (thường xuyên và định kỳ) các loại trang thiết bị hiện có, nâng cấp cơ sở vật chất của của Viện Xã hội học;

- Đầu mối lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ các hoạt động, mua sắm tài sản, trang thiết bị; Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, các trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định;

- Chuẩn bị cơ sở vật chất và tổ chức phục vụ các hoạt động của Viện; tổ chức khánh tiết các ngày lễ, đại hội, hội nghị, cuộc họp, hội thảo...; quản lý, vận hành và điều phối hệ thống các thiết bị đảm bảo điện, nước, điện thoại…trong cơ quan;

- Phối hợp với các tổ chức (Công đoàn, TTND, PCCC) trong công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội; kiểm tra, giám sát việc thực hành tiết kiệm trong sử dụng điện, nước, tài sản công và phòng chống cháy nổ các khu vực và đơn vị trong Viện; tổ chức cải tạo và đảm bảo môi trường xung quanh; Theo dõi công tác dân quân tự vệ, nghĩa vụ quân sự;

- Xây dựng hợp đồng, quản lý các hợp đồng khoán việc và một số hoạt động dịch vụ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ.

 

2. Về công tác Tài chính – Kế toán

    - Đầu mối lập kế hoạch dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm, lập phương án phân bổ dự toán ngân sách cho các hoạt động của của Viện Xã hội học. Thông báo công khai dự toán NSNN đã được phê duyệt, triển khai theo dõi thực hiện dự toán đã phân bổ;

- Tổ chức hạch toán và quản lý toàn bộ nguồn thu, chi theo đúng nguyên tắc, chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước;

- Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh; lập và hoàn thiện sổ sách theo đúng quy định;

- Tổ chức thực hiện việc đăng ký biên chế và quỹ lương với cơ quan tài chính cấp trên và kho bạc Nhà nước. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước;

- Thanh toán tiền lương, phối hợp thực hiện giải quyết chế độ chính sách, BHYT, BHXH, BHTN cho công chức, viên chức và người lao động;

- Thực hiện thanh toán và quyết toán tất cả các khoản theo Quy chế chi tiêu nội bộ đúng kỳ hạn;

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi, thanh toán công nợ, các khoản phải thu, phải nộp cấp trên và ngân sách Nhà nước. Kiểm tra, giám sát mua sắm, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, lập hồ sơ sổ sách quản lý tài sản, phối hợp với các đơn vị trong Viện kiểm kê tài sản theo định kỳ hoặc đột xuất;

- Tư vấn cho Lãnh đạo Viện, các Phòng/Trung tâm những nội dung liên quan đến tài chính.

- Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với cơ quan nhà nước.

- Xây dựng các văn bản liên quan về công tác tài chính, kế toán và tài sản;  phương án chi trả lương, thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và người lao động. Phối hợp với các tổ chức (Công đoàn,…) thực hiện việc thu, chi phúc lợi hàng năm;

- Xây dựng chế độ bồi dưỡng cho các hoạt động khoa học (hội thảo…) theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện Xã hội học;

- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các loại báo cáo, thống kê đối với cơ quan tài chính cấp trên. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo đúng quy định của pháp luật;

- Thực hiện tự chủ tài chính, hướng dẫn và phối hợp với các đơn vị trong Viện và các đơn vị liên quan theo dõi thực hiện các quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ và các chế độ chính sách BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm con người cho công chức, viên chức, người lao động của cơ quan;

- Định kỳ báo cáo Viện trưởng hoạt động tài chính của đơn vị.

 

3. Về công tác Tổ chức - Cán bộ:

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển của Viện; xây dựng, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động, quản lý, sắp xếp nhân sự trong đơn vị;

- Phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và phát triển chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức và người lao động;

- Tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc giải quyết, thực hiện các chế độ, chính sách liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ công chức, viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật (tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, nghỉ việc…;

- Tham mưu giải quyết các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, tuyển dụng, sử dụng công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền của Viện trưởng;

- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, đi công tác trong và ngoài nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận công chức, viên chức, người lao động ở nước ngoài về nước;

- Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá công chức, viên chức và người lao động; phối hợp với các đơn vị chức năng khác tổ chức xét duyệt, đánh giá theo từng chức danh, trình các cấp có thẩm quyền quyết định;

- Phối hợp với các Phòng/Trung tâm thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong Viện;

- Thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật theo sự phân công của Lãnh đạo Viện; nhiệm vụ của Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng - Kỷ luật;

 - Tham gia công tác thanh tra, kiểm tra nội bộ, theo dõi, xử lý các đơn thư khiếu nại, tố cáo;

- Soạn thảo các văn bản thuộc lĩnh vực công tác tổ chức và cán bộ; quản lý hồ sơ viên chức và người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước của Viện Hàn lâm và của Viện Xã hội học;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Viện trưởng Viện  Xã hội học. 

II. DANH SÁCH CÁN BỘ

P.TC - HC